Meetingkosten messen, ohne Menschen zu überwachen.

Betriebsvereinbarung über den Einsatz von MeetingCost zwischen [Firma] (Arbeitgeberin) und dem Betriebsrat von [Firma] 1. Gegenstand Diese Vereinbarung regelt den Einsatz der Anwendung MeetingCost von TOMORIS. MeetingCost liest über Microsoft Graph Kalender-Metadaten aus Microsoft 365 und berechnet daraus die Kosten von Besprechungen. Ein Add-in oder eine Installation auf Arbeitsplätzen ist nicht nötig. 2. Zweck Zweck ist ausschließlich, die Kosten von Besprechungen sichtbar zu machen und Einsparpotenzial bei Serien und großen Runden zu erkennen. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter ist ausgeschlossen. Ergebnisse dürfen nicht für arbeitsrechtliche Maßnahmen, Beurteilungen oder Vergleiche zwischen Personen verwendet werden. 3. Verarbeitete Daten Beginn, Ende, Organisator, eingeladene Personen und ihre Zusage, Serie, Absage und Betreff (nicht bei privaten Terminen). Nicht verarbeitet werden Inhalte, Anhänge, Notizen, Chats, Anwesenheit und Gehälter einzelner Personen. Gerechnet wird mit Stundensätzen je Rolle, Abteilung oder Standort; ein Gruppensatz wird erst ab fünf Personen freigegeben. 4. Auswertungen Jede Person sieht ihre eigenen Meetings und Serien. Teamleitungen und Geschäftsführung sehen nur Summen je Team und Monat, und nur wenn mindestens fünf Personen dahinterstehen. Ranglisten, Auswertungen je Person und Exporte je Person werden nicht eingerichtet. 5. Zugriffsrechte Rollen werden in MeetingCost vergeben. Die Liste der Personen mit Verwaltungs-, Kostensatz- und Auswertungsrechten wird dem Betriebsrat vorgelegt und bei jeder Änderung aktualisiert. 6. Umfang MeetingCost liest nur die Postfächer der folgenden Gruppe: [ganzer Mandant oder Name der Gruppe]. Beschäftigte können ihren Ausschluss verlangen; ihre Daten werden dann gelöscht. 7. Speicherdauer Rohdaten 90 Tage, Ergebnisse je Meeting 13 Monate, Summen 24 Monate. Bei Beendigung werden alle Daten gelöscht. 8. Rechte des Betriebsrats Der Betriebsrat erhält auf Verlangen Einsicht in Einstellungen, Kostensätze und das Protokoll der Änderungen in MeetingCost. Neue Funktionen, die über diese Vereinbarung hinausgehen, werden erst nach Zustimmung des Betriebsrats eingeschaltet. 9. Information der Beschäftigten Alle Beschäftigten im Umfang erhalten vor dem ersten Import eine schriftliche Information über Zweck, Daten, Auswertungen und Speicherdauer. 10. Laufzeit Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Ort, Datum, Unterschriften Arbeitgeberin und Betriebsrat: ..............................

Betreff: MeetingCost, was unsere Meetings kosten Ab [Datum] nutzen wir MeetingCost. Das Werkzeug rechnet aus den Outlook-Kalendern aus, was unsere Meetings ungefähr kosten: Dauer mal einem freigegebenen Stundensatz je Rolle, Abteilung oder Standort. Ziel ist, teure Serien und Einsparpotenzial zu erkennen, nicht Personen zu bewerten. Gelesen werden: Beginn, Ende, Organisator, eingeladene Personen und ihre Zusage, Serie, Absage, Betreff (nicht bei privaten Terminen). Nicht gelesen werden Inhalte, Anhänge, Notizen und Chats. Wer was sieht: Sie sehen Ihre eigenen Meetings und Serien. Teamleitungen und Geschäftsführung sehen nur Summen je Team und Monat, und nur wenn mindestens fünf Personen dahinterstehen. Es gibt keine Rangliste, keine Auswertung je Person und keine Gehälter. Wie lange: Rohdaten 90 Tage, Ergebnisse je Meeting 13 Monate, Summen 24 Monate. Fragen: [Ansprechperson]

Zustimmung zur Verarbeitung in MeetingCost Ich stimme zu, dass [Firma] mit MeetingCost die oben beschriebenen Kalender-Metadaten meines Postfachs verarbeitet, um Meetingkosten auf Team- und Monatsebene sowie für meine eigenen Meetings zu berechnen. Mir ist bekannt, dass keine Auswertung je Person, keine Rangliste und keine individuellen Gehaltsdaten erstellt werden. Ich kann diese Zustimmung jederzeit schriftlich ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteil widerrufen. Name, Datum, Unterschrift: ..............................

Datenschutz-Steckbrief MeetingCost Verantwortlicher: [Firma]. TOMORIS verarbeitet als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag unter meetingcost.tomoris.com/avv). Zweck: Kosten von Besprechungen auf Team- und Monatsebene sowie für die eigenen Meetings sichtbar machen. Kein Zweck: Beurteilung, Vergleich oder Überwachung einzelner Beschäftigter. Betroffene: Beschäftigte im gewählten Umfang; eingeladene interne Personen; externe Gäste nur als Anzahl. Daten: Beginn, Ende, Zeitzone, Organisator, eingeladene Personen und Zusagen, Serie, Absage, ganztägig, privat, Betreff (nicht bei privaten Terminen); für den Stundensatz Gruppenmitgliedschaft, Abteilung und Standort. Nicht verarbeitet: Inhalte, Anhänge, Notizen, Chats, Anrufdaten, Anwesenheit, Gehälter einzelner Personen. Berechtigungen in Microsoft 365: Calendars.ReadBasic.All (schließt Inhalte und Anhänge technisch aus), User.Read.All, GroupMember.Read.All. Zugriff über Microsoft Graph, kein Add-in. Speicherort: eigene Server von TOMORIS in Österreich, nächtliche Sicherung. Unterauftragsverarbeiter: meetingcost.tomoris.com/unterauftragsverarbeiter. Speicherdauer: Rohdaten 90 Tage, Ergebnisse je Meeting 13 Monate, Summen 24 Monate; nach Ende der Lizenz alles nach 60 Tagen, auf Wunsch sofort. Schutzmaßnahmen: keine Auswertung je Person, Summen erst ab fünf Personen mit Schutz gegen Herausrechnen, Gruppensätze erst ab fünf Personen, Trennung je Mandant mit Sicherung auf Zeilenebene, Rollen mit Protokoll, Ausschluss einzelner Personen mit sofortiger Löschung. Rechtsgrundlage (Vorschlag, im Betrieb zu prüfen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder eine Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO).